Comment bien démarrer son classement PRO pour l’année ?

Le mois de Janvier est le grand mois du classement ! Cependant de nombreux professionnels, indépendants, commerçants, artisans, tpe, pme et même parfois de plus grandes entreprises ne savent pas par où commencer.

Classement rime souvent avec procrastination”ement” 😀

Pour commencer l’année sereinement il est nécessaire de consacrer un peu de temps à cette tâche souvent ingrate mais cela va vous permettre de résoudre cette équation “by Paulinienne” :

gain d’espace + gain de temps = gains d’efficacité = économies + bien être  pour une année 2019 optimale

J’arrête d’inventer des mots et vous propose 4 étapes simples pour mener à bien cette mission :

  • Étape 1 : TRIER = on regroupe tous les documents & dossiers dispersés et on trie par grandes catégories (à définir selon votre profession, votre clientèle et votre fonctionnement ) on rajoute un sac poubelle pour le recyclage papier, un bac pour les papiers confidentiels à détruire et des boites pour les archives.

astuce : lien officiel vers la durée de conservation des documents des sociétés

  • Étape 2 : DÉSENCOMBRER = on porte immédiatement les sacs de papiers non confidentiel au bac de recyclage papier, sinon ça traîne pendant des jours dans l’entrée. Ce qui est fait n’est plus à faire et si vous recevez des clients ça fait meilleure impression. Pour les données confidentielles, si vous en avez peu vous pouvez les passer à la déchiqueteuse mais c’est souvent trés long et casse pied.

astuce : il existe des sociétés spécialisées dans la destruction de documents, ça vaut le coup si vous avez un gros volume.

  • Étape 3 : ORGANISER = prenez le temps de réfléchir à une solution facile simple et accessible pour vos classements de l’année et vos archives. Si c’est bien pensé, ça vous fera gagner beaucoup d’énergie par la suite. Et utiliser les bons outils de classement !

astuce : lien vers ma vidéo sur le classement vertical et les bons outils

  • Étape 4 : ÉTIQUETER = c’est presque fini mais n’oubliez pas cette étape fondamentale, surtout si vous travaillez en équipe. Étiqueter c’est la meilleure solution pour rendre pérenne votre organisation pour l’année. Ça permettre à tous de bien mémoriser les nouveaux classements et pas d’excuse pour mal faire !

astuce : on utilise toujours le même gros marqueur pour uniformiser & augmenter la visibilité (et c’est plus rapide qu’une étiqueteuse)

Vous êtes fin prêt pour une année 2019 sous le signe de l’efficacité ! Vous avez consacré un peu de temps à cette tâche fastidieuse mais c’est pour en gagner tout au long de l’année. Et si vous voulez vraiment optimiser votre productivité en vous consacrant uniquement à votre métier vous pouvez faire appel à un professionnel de l’organisation pour vous aider sur une ou deux journées classement.

Un peu de bon sens ça prend un peu de temps !

classification bypauline

600 boîtes archives

 

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