Le saviez-vous ? Je ne suis pas devenue Home et Office Organiser par hasard !
Avant de me lancer dans cette aventure entrepreneuriale, j’ai travaillé plus de 10 ans sur des postes en lien avec de l’organisation, de la conduite de changement et de gestion de projets.
Au cours de ces expériences, j’ai été notamment formée au Lean Management.
Aujourd’hui, je vous présente une méthode phare de l’amélioration continue des entreprises et organisations, la méthode des 5 S. Il existe plusieurs outils et méthodes d’audit et d’analyse permettant d’identifier des pistes d’actions et mettre en place des solutions visant à améliorer durablement le fonctionnement des entreprises. La méthode des 5 S, très connue dans l’univers de l’industrie duquel elle est issue, est un “guide” de remise en question de l’organisation.
Elle donne des leviers pour agir, avec pour objectif de favoriser la productivité, l’efficacité, de veiller à la qualité de services et des produits et de réduire les problématiques de sécurité.
Mais… pourquoi les “5 S” ?
La méthode des 5 S est un acronyme de verbes japonais reprenant les 5 grandes actions à dérouler.
1 – Débarrasser (Seiri)
C’est le moment d’entreprendre un grand tri et surtout, plus positivement, une vraie sélection dans votre matériel, vos dossiers, produits en stock.
Dès cette étape, éliminez ce qui est abîmé, obsolète, dépassé, inutile.
Pour ne pas gaspiller, pensez également à faire réparer, faire des dons à des associations, écoles… et évacuer, si nécessaire, dans les règles de l’art.
2 – Ranger (Seiton)
Une fois les objets, dossiers, fichiers sélectionnés, il convient de réfléchir à leur usage au regard de leur fonction, au lieu et fréquence d’utilisation.
On les positionne à des endroits choisis stratégiquement et si possible, on se fait accompagner pour réfléchir à l’ergonomie.
On pense également à l’enchainement des tâches pour réduire les déplacements, les mouvements et permettre de gagner du temps !
3 – Nettoyer (Seiso)
Disposer d’un environnement de travail propre est toujours plus agréable ! Il est temps de faire place nette.
D’autre part, l’entretien régulier de son matériel et de son poste de travail permet de les faire durer et d’éviter tout accident.
On vise alors un triple objectif : le confort, la sécurité et une économie dans le temps !
4 – Standardiser (Seiketsu)
Avez-vous mesuré le temps gagné, lorsqu’une chose fonctionne bien, à reproduire des actions sans se creuser à nouveau les méninges ?
On réfléchit aux cas similaires où adopter des démarches qui ont fait leurs preuves, on partage les bonnes pratiques entre équipes pour monter en compétences, on duplique et on documente !
C’est le bon moment pour redéfinir les rôles, rédiger les processus, procédures et former les équipes pour les responsabiliser.
5 – Suivre (Shitsuke)
Félicitations ! Vous avez déployé les 4 étapes précédentes avec brio !
Mais tout ces efforts se maintiennent sur la durée pour rester à la page et progresser encore et toujours.
En effet, une entreprise vit ! Les équipes changent, vos clients, leurs besoins et votre environnement évoluent.
Le suivi des actions est primordial. Pensez à définir des indicateurs (KPI), peu nombreux mais précis, à les piloter et à animer votre plan d’actions avec le concours de référents.
Envie d’en savoir plus ?
=> Retrouvez d’autres articles sur mon profil Linkedin : Marie CHEVALLIER – Expert en rangement & organisation
Vous pouvez également vous former, ainsi que vos équipes, aux méthodes Lean et passer des certifications.
Si vous avez besoin d’être accompagné sur des démarches de tri, d’organisation, de rangement et de mise en place de solutions pérennes pour votre entreprise, je vous invite à me contacter.
Marie
