Avez-vous déjà entendu parler de « sobriété numérique » ?
J’entends souvent « une fois qu’on aura fini de trier et classer tous les papiers, on passera à mon ordinateur ! »
Les documents numériques forment la partie immergée de l’iceberg. Le désordre dématérialisé est dissimulé et représente souvent une masse de données et documents bien plus importante. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place pour éviter que vos ordinateurs et réseaux partagés ne soient de véritables sacs de noeuds.
🔀 Définir et structurer l’arborescence
Organiser par domaine, type, catégorie puis par sous-catégories, comme vos documents « papier ». Si vous avez également des dossiers « papier », les numériser au maximum ou réfléchir à une arborescence en miroir pour faciliter la gestion.
Si vous avez l’habitude de travailler par « projets », identifier les grands chapitres ou étapes récurrentes pour créer une arborescence duplicable, un « template ».
- Besoin / Etude / Devis / Suivi / … / Facturation
Vous pouvez aussi les numéroter pour classer par étapes chronologiques logiques.
- 00. Besoin / 01. Etude / 02. Devis / 03. Suivi / … / 09. Facturation
✏️ Bonnes pratiques de nommage et de versioning
Nommer ou renommer chaque fichier de manière à identifier clairement l’auteur, la date, le sujet. Adapter selon le type de sujets : documents administratifs, photos…
Pour les dates, je préfère classer par date avec le format AAAA MM JJ (année mois jour). Cela facilite la lisibilité du contenu des dossiers lorsque l’on affiche avec un tri « par nom ».
- URSSAF – 2023 12 19 – Appel cotisations 2024 : pour un document administratif
- 2023 07 – Séminaire by Pauline – CR – vf : pour un document projet
- 2023 08 – DUPONT Jean – AVANT – Bureau – 43 : pour des photos
Au fil de votre réflexion, il est possible de créer des versions des fichiers pour conserver temporairement une trace des évolutions et pouvoir revenir sur les précédentes si nécessaire. Une fois le travail réalisé, le dossier finalisé, identifier la version finale (vf, vdef…) et archiver les versions antérieures, dans un dossier « Old » par exemple.
💬 Collaboration et archivage responsable
Si vous travaillez en équipe, sur un réseau, ne pas oublier de partager, afficher, communiquer sur l’arborescence et les bonnes pratiques pour que chacun s’y retrouve et travaille de la même manière. Cela facilite la collaboration, la passation et permet de gagner un temps précieux au quotidien.
Enfin, comme pour les documents « papier », définir un moment dans l’année dédié à l’archivage pour opérer un vrai tri des données, des fichiers, de vos mails.
Cela aura également pour vertu de réduire votre stockage numérique, très consommateur d’énergie et qui nuit également à notre planète.
Êtes-vous prêt à vous lancer dans une opération de classement de vos dossiers numériques ? Contactez-moi !
Marie
