Cette montagne de dossiers est-elle vraiment si réconfortante ?
Un bureau dégagé serait plus agréable mais vous traitez tellement de sujets que vous n’avez pas le temps de vous y mettre. Et puis… par où commencer ?
🗂️ Définir l’arborescence
Avant de se lancer tête baissée et pour éviter de vous décourager, mieux vaut en 1er lieu réfléchir à son arborescence. Selon votre activité, traitez-vous les sujets par domaine, par personne, … ? S’agit-il d’une société, de plusieurs entités ?
La réponse à cette question permet de dessiner la structure de votre classement.
📂 Sous-catégorisation et méthodes de tri
Pour chaque thème majeur, mettre en place une sous-catégorisation détaillée. Décider si vous travaillerez par sous-domaine ou par identité, organisme, client.
Ex : Assurance / Locaux – Responsabilité professionnelle – Auto – … ou Assurance / MMA – AXA – Matmut…
Selon les sujets, réfléchir à la méthode de classement : par ordre chronologique, par ordre alphabétique…
⚠️ Le dossier « À traiter » et l’élimination
Pour ne pas manquer de réaliser une action qui serait tombée aux oubliettes, créer également un dossier « À traiter ». Cela permettra de ne plus recevoir de relances de paiement pouvant coûter petit à petit relativement cher.
Dans chaque sous-catégorie, opérer un tri fin. Éliminer les documents obsolètes, les versions multiples, inutiles ou ceux avec une date de conservation dépassée.
Attention, les entreprises sont soumises à d’autres obligations de conservation des documents que les particuliers. Pour des raisons juridiques et fiscales, isoler les documents importants à archiver.
🗄️ L’organisation visuelle et l’ergonomie
Les documents triés et classés, vous pouvez désormais les organiser avec des repères. Selon votre sensibilité visuelle et vos goûts, votre charte graphique, vous pouvez jouer avec les couleurs : par thème, par zone géographique si votre activité n’est pas uniquement locale…
Mettre des étiquettes permettra de trouver ce que vous cherchez d’un simple coup d’œil et facilitera la collaboration si vous ne travaillez pas seul(e).
Avant de finaliser votre rangement, il est primordial de déterminer la bonne place, le système de rangement adapté en pensant à l’accessibilité (à portée de main, confidentiel, à archiver), à la variation éventuelle de volume, à l’aspect esthétique (visible, caché, identifiable).
☝🏻 La règle d’or et la routine
Mais si vous ne deviez retenir qu’une seule règle désormais, c’est que les piles de documents sont interdites car moins évidentes à manipuler et plus faciles à mélanger ! Enfin, pour éviter que votre bureau ne soit à nouveau envahi, ne tombez pas dans le piège du laisser-aller ! Mettre en place une routine vous aidera à maintenir le résultat. Selon la fréquence et le volume de documents que vous traitez, il est essentiel de créer des automatismes pour alléger le tri annuel. On classe soit immédiatement, soit avant de partir le soir, soit avant le week-end…
Petit à petit, cela ne sera plus un effort mais sera devenu… une habitude !
✨ Conclusion
Et puis… bureau dégagé, ménage facilité !
Alors, êtes-vous prêt(e) à retrouver un bureau agréable et des dossiers organisés ? Contactez-moi !
Marie
